Polaris: Tipps zur Nutzung des Kalenders

domenica 2 marzo 2025

Ursula Gervasi, District Executive Secretary

In meinem letzten Beitrag haben wir uns die Gestaltung der Einstiegsseite, das Schaufenster des Clubs, angeschaut. In diesem Beitrag gehe ich näher auf den Kalender ein.

Der Kalender wird in der Regel vom Programm-Team beziehungsweise Programm-Verantwortlichen gestaltet. Die Arbeit der Programmverantwortlichen im Club ist wohl eine der aufwändigsten und schwierigsten überhaupt. Die Erwartungen der Clubmitglieder sind unterschiedlich, aber meist hoch.

Wenn ich so durch die Clublandschaft unseres Distrikts surfe, finde ich alle möglichen Formen von Meetings: das reguläre und immer noch weit verbreitete Lunchmeeting, Frühstückmeetings, Abendanlässe, Partneranlässe, Kameradschaftslunches, Plaudermeetings, Präsenz-Apéro, etc. Den Ideen und Formen sind keine Grenzen gesetzt, solange diese Meetings die Vorgaben von Rotary International erfüllen: Ist es fair für alle? Fördert es Freundschaft und den guten Willen?

Wie aber locken wir unsere Clubmitglieder oder allenfalls auch Rotarier aus anderen Clubs oder externe Gäste an unsere Meetings? Mit einem interessanten und einladenden Kalender, informativer Beschreibung des Referenten und des Inhalts des Referates, illustriert mit einem entsprechenden Foto. Bei Letzterem ist natürlich auf die Bildrechte zu achten!

Der Kalender ist eine wichtige Funktion von Polaris

Für wen sollen diese Anlässe sichtbar sein beziehungsweise wen möchten wir an unseren Clubmeetings haben? Es gibt mindestens zwei Meetings pro Jahr, die ausschliesslich für Club-Mitglieder bestimmt sind: die Mitgliederversammlungen oder Clubversammlungen. Bei allen anderen Meetings liegt die Entscheidung bei jedem einzelnen Club, wie offen er nach aussen auftreten möchte. Bevorzugen wir es, unter uns zu sein, freuen wir uns auf Gäste aus anderen Clubs oder gar externe Gäste? Polaris bietet für jede Option die entsprechende Auswahl: sichtbar nur für die eigenen Clubmitglieder, für alle Rotarierinnen und Rotarier im eigenen Distrikt, für alle Rotarierinnen und Rotarier im Multidistrikt Schweiz/Liechtenstein oder öffentlich sichtbar. Bei «öffentlich» muss auf den Datenschutz geachtet werden, d.h. es muss vorgängig mit dem Referenten abgeklärt werden, ob sein Auftritt öffentlich publiziert werden darf und welche Informationen veröffentlich werden dürfen.

Nun zum letzten Punkt im Kalender, dem Anmeldetool. Wenn ihr eurem Präsenzverantwortlichen die Arbeit erleichtern wollt, dann verwendet ihr dieses Anmelde-Tool, denn damit kann er die Präsenz mit einem Mausklick erfassen. Auch Auswärts-Präsenzen aus Clubbesuchen im Polarisgebiet Schweiz/Liechtenstein erscheinen so automatisch im eigenen Club. Für das Restaurant (Clublokal) ist es selbstverständlich ebenfalls eine grosse Hilfe, wenn im Voraus bekannt ist, wie viele Essen serviert werden sollen. Ohne Log-in anmelden kann man sich nur bei öffentlich geschalteten Anlässen. Bei diesen Anlässen ist der Datenschutz gewährleistet. Die Anmeldungen von anderen Teilnehmenden sind nicht sichtbar.