«Von Rotariern für Rotarier»
16 Jahre nach seiner Geburt bereitet sich das Club-Verwaltungs-System von Rotary (RCMS) auf den wohlverdienten Ruhestand vor. Es handelt sich dabei um die Software für unsere Club- und Distrikt-Websites. Die Einführung des Nachfolgers wird vorbereitet.
Olivier Gardiol, RC Lausanne, ist Chef des Projekts und erläutert es wie folgt:
Wie entstand das Projekt?
Ein Rückblick auf das Jahr 2000 drängt sich auf, als zunächst der RC Genf Lac, dann der RC Lausanne ein Club-Management-System einführten und dieses dann auf alle Rotary-, Rotaract- und Innerwheel-Clubs ausgedehnt wurde. Das System ist Eigentum der drei Distrikte der Schweiz und Liechtensteins und strahlt mit bezahlten Lizenzen auch international aus: 17 Distrikte und 945 Clubs in fünf Ländern und mit mehr als 52 000 Mitgliedern benützen es heute für die Verwaltung von Club und Distrikt.
Das System wurde von Rotariern für Rotarier entwickelt und erfuhr im Laufe der Jahre zahlreiche Verbesserungen. Die Bedürfnisse der Clubs änderten sich mit der Zeit und die Standards der Programme sowie das wachsende Bedürfnis nach Sicherheit führten 2018 zu einer grundlegenden Erneuerung.
Wie verlief diese diagnostische Phase konkret?
Als Mitglied des VRM-Vorstandes (Verein Rotary Medien) war ich mit der Informatik beauftragt und hatte das Vergnügen, einen schweizerisch-belgischen Fachausschuss zu präsidieren. Im Frühjahr 2019 kamen wir zum Schluss, dass das System veraltet war. Die Suche nach einem anderen System blieb erfolglos. Der VRM und die Delegiertenversammlung beschlossen daher, ein neues System zu erarbeiten, das ursprüngliche Leitmotiv aber zu wahren: «Von Rotariern für Rotarier».
Wie wird das Vorhaben finanziert?
Mit dem Ziel, eine ausbaufähige Infrastruktur für die nächsten 10 bis 15 Jahre auf der Grundlage präziser Vorgaben zu entwickeln, wurde die Finanzierung gründlich geprüft; aufgrund einer Ausschreibung haben wir einen bestandenen Partner gewählt, Cloudtec AG in Bern, der uns in den kommenden Jahren begleiten wird.
Das neue System wird vollumfänglich vom VRM finanziert; die Lizenzgebühren der Clubs, welche Benützung und Unterhalt decken, werden nicht betroffen. Am Ende trägt jeder Rotarier mit dem Gegenwert von ein bis zwei Kaffees pro Jahr an die Kosten bei.
Wie heisst das neue System und wie weit ist es entwickelt?
Es heisst POLARIS, Name des Sterns im himmlischen Nordpol, aber auch mit einem Augenzwinkern auf Paul Harris. Die Entwicklung des neuen Systems ist so gut wie abgeschlossen.
Im Laufe der letzten 12 Monate traf sich die Programmiergruppe wöchentlich in Bern und stellte sicher, dass die Vorgaben, die mit den DICO der 17 Distrikte festgelegt worden waren, eingehalten waren. Die Erfahrung des Informatik-Experten Jan Trnka, RC Wynen- und Suhrental, war entscheidend und prägend für das Vorhaben.
Am 1. September beginnt die Testphase mit 52 Beta-Testern gemäss einem genauen Protokoll. Die Ausbildung für Clubs und Distrikte am neuen System erfolgt im kommenden November bzw. Dezember.
In Betrieb genommen wird das neue System in der Schweiz und in Liechtenstein am 21. Januar 2021, in den anderen Ländern bis Sommer 2021. Weitere Einzelheiten werden später bekannt gegeben.
Welche grossen Neuerungen werden die Benützer entdecken?
Die graphische Gestaltung wurde neu gestaltet und modernisiert. Die Sicherheit wurde verbessert; sie entspricht jetzt den neuen Regeln für den Datenschutz (DSG). Die Erfahrungen von Benützern und Verwaltern lieferten den Kern der Verbesserungen. Eine neue Funktion des Kalenders ermöglicht eine Übersicht der Ereignisse und eine einfachere Verwaltung der Anmeldungen. Ein persönlicher QR-Code, direkt ab Smartphone oder via einer Papier-Etikette, erleichtert die Präsenzkontrolle. Jedes Rotary-Mitglied kann ein Konto für seine Beiträge, Gutschriften oder Eintritte einrichten. Das System wird es auch Clubs derselben Stadt oder Region erleichtern, gemeinsame Vorhaben zu verwalten.
In den nächsten Monaten werden Ausbildungskurse diese neuen Funktionen detailliert aufzeigen.
Rot. Alexandre Jacques
